Если в вашей компании работают иностранные граждане, будьте готовы: к вам могут прийти сразу два контролирующих органа — МВД и налоговая инспекция (ИФНС). Звучит пугающе, но если понимать логику их взаимодействия и заранее выстроить правильные процессы, никаких неприятных сюрпризов не возникнет.
Разбираемся, как устроена эта двойная проверка и что конкретно контролируют каждый из органов.
Как работает связка МВД — ИФНС
Многие руководители воспринимают МВД и налоговую как независимые структуры, которые действуют по отдельности. На практике — они работают в связке.
МВД контролирует соблюдение миграционного законодательства: правильно ли оформлен иностранный сотрудник, поданы ли все необходимые уведомления. Но на этом функции ведомства не заканчиваются.
При приеме иностранного гражданина работодатель обязан направить уведомление о заключении трудового или гражданско-правового договора в территориальный орган МВД России в течение трех рабочих дней с даты подписания договора.
«До заключения договора, работодатель обязан проверить документы иностранного гражданина. Такие документы, как паспорт иностранного гражданина (удостоверяющий личность), миграционную карту, регистрацию по месту пребывания, а также разрешительный документ на работу (патент, разрешение на работу, РВП или ВНЖ). Проверка осуществляется с помощью специальных реестров и сайтов МВД.» — Алина Осадчая, Руководитель отдела по расчету заработной платы и кадрового учета Российской аутсорсинговой компании Full Legal Consulting (FLC) / Полный юридический консалтинг (ООО)
Ключевой момент, который упускают многие: МВД передаёт в ИФНС сведения о каждом заключённом договоре с иностранным сотрудником. То есть налоговая узнаёт о факте трудоустройства иностранца не от вас — она получает эту информацию автоматически, по межведомственным каналам.
Что именно проверяет МВД
В рамках проверки сотрудники МВД анализируют два блока вопросов:
Первый — отчётность по иностранным гражданам. Работодатель обязан уведомлять МВД о заключении и расторжении трудового или гражданско-правового договора с иностранцем. Сроки, форма и порядок подачи уведомлений строго регламентированы. Нарушение любого из этих требований — основание для штрафа.
Второй — начисление налогов и страховых взносов. МВД проверяет, правильно ли работодатель рассчитывает и удерживает НДФЛ, а также начисляет страховые взносы с выплат иностранным сотрудникам. Здесь важно понимать: налоговый статус иностранца (резидент или нерезидент), его гражданство и вид разрешения на работу напрямую влияют на ставки и порядок расчётов.
«Распространенная ошабка при расчете НДФЛ у иностранных работников это некорректное определение налогового статуса иностранного работника, когда не учитывается количество дней на территории РФ.
Работодатели ошибочно начисляют страховые взносы и удерживают НДФЛ с выплат иностранным самозанятым, несмотря на применение режима НПД.» — Алина Осадчая, Руководитель отдела по расчету заработной платы и кадрового учета Российской аутсорсинговой компании Full Legal Consulting (FLC) / Полный юридический консалтинг (ООО)
Что проверяет ИФНС после получения сведений от МВД
Получив информацию от МВД, налоговая инспекция начинает собственный контроль. ИФНС выставляет требования и проверяет:
- были ли фактически начислены страховые взносы с выплат конкретному иностранному сотруднику;
- правильно ли рассчитан и уплачен НДФЛ;
- соответствуют ли суммы в отчётности реальным выплатам.
Если расхождения обнаружены — готовьтесь к требованиям об уплате недоимки, пеней и возможным штрафам.
«ИФНС, основываясь на данных от МВД о наличии иностранных работников, производит проверку отчетность и вывляеет данных сотрудников. В случае, если данные сотрудники не отражены в отчетности- ИФНС направляет требование о пересдаче отчетности 6-НДФЛ и РСВ и доплатить соответствующие взносы. Если вы действительно не отразили данных сотрудников, ИФНС начислит штраф за одного сотрудника в размере 500 рублей и сумму пеней, ввиду несвоевременной оплаты данных взносов.» — Алина Осадчая, Руководитель отдела по расчету заработной платы и кадрового учета Российской аутсорсинговой компании Full Legal Consulting (FLC) / Полный юридический консалтинг (ООО)
Практические выводы для руководителя
Чтобы проверка не стала неожиданностью и не повлекла финансовых потерь, стоит заранее выстроить правильный учёт. Вот на что обратить внимание в первую очередь.
Уведомления — в срок и по форме. Каждый раз, когда вы принимаете или увольняете иностранного сотрудника, МВД должно получить уведомление в установленный срок. Просрочка или неправильное заполнение — уже нарушение.
Налоговый статус сотрудника — под контролем. Ставка НДФЛ и порядок начисления взносов зависят от того, является ли иностранец налоговым резидентом России, из какой он страны и на каком основании работает. Эти данные нужно актуализировать регулярно.
Отчётность — согласована внутри компании. Бухгалтерия и HR-служба должны работать синхронно: данные о сотрудниках, поданные в МВД, обязаны совпадать с тем, что отражено в налоговых расчётах.
«Мы выстроили комплексный внутренний процесс контроля при работе с иностранным персоналом, направленный на минимизацию налоговых и миграционных рисков. Отметили следующие этапы в своей работе:
— Анна Боева, заместитель руководителя Отдела юридического сопровождения и судебного производства Российской аутсорсинговой компании Full Legal Consulting (FLC) / Полный юридический консалтинг (ООО)
- Первый этап. На этапе приема внедрен обязательный чек-лист проверки документов иностранного гражданина. На этом этапе важно фиксировать прохождение проверок на сайтах и реестрах, отмечать наличие документа.
- Второй этап. Настроена процедура своевременной подачи уведомлений в МВД о приеме и увольнении иностранных работников с контролем сроков (3 рабочих дня).
- Третий этап. Совместная работа сотрудников кадрового учета и бухгалтерии. Организован централизованный контроль сроков действия патентов, разрешений на работу, РВП и ВНЖ с использованием календаря и напоминаний.
- Четвертый этап. Организована сверка данных между кадровым учетом, бухгалтерией и отчетностью (РСВ, 6-НДФЛ, ЕФС-1) для исключения расхождений. Внедрена методология определения налогового статуса работников и корректного применения ставок НДФЛ и страховых взносов в зависимости от категории иностранца.
- Пятый этап. Проводится регулярный внутренний аудит и выборочная проверка расчетов с иностранными работниками с фиксацией выявленных рисков и корректирующих мероприятий. Все документы и результаты проверок системно архивируются, что позволяет при необходимости оперативно подтвердить соблюдение требований законодательства перед контролирующими органами.»
Когда лучше не разбираться самостоятельно
Законодательство в сфере миграции и налогообложения иностранных работников меняется регулярно. Ошибки в этой области обходятся дорого: штрафы за нарушение миграционного учёта для юридических лиц достигают значительных сумм, а доначисления по налогам и взносам могут существенно ударить по бюджету компании.
Если у вас в штате есть или планируются иностранные сотрудники — имеет смысл провести предварительный аудит: проверить, правильно ли выстроены процессы уведомления, корректно ли рассчитываются налоги и взносы, нет ли уже накопившихся нарушений.
Специалисты FLC помогут оценить текущую ситуацию и выстроить работу так, чтобы проверки МВД и ИФНС не становились источником стресса и незапланированных расходов.
