Специалисты по кадровой работе компании FLC расскажут в данной статье о том, как грамотно оформить выход сотрудников в отпуск не по графику, продление отпуска в связи с больничным, перенос отпуска по просьбе компании, неиспользованный отпуск и другие моменты и сложные вопросы кадрового делопроизводства.
График отпусков – документ, который в обязательном порядке должен присутствовать в кадровой документации любого предприятия. Штраф за его отсутствие или несоответствие действительности довольно велик и составляет от 30 до 50 тысяч рублей.
Цель графика отпусков – обозначить четкие даты нахождения в отпуске каждого сотрудника, а также конкретные числа выхода в отпуск и возвращения из него. Но практика показывает, что сотрудники далеко не всегда могут воспользоваться отпуском в соответствии с графиком, есть разные жизненные обстоятельства, не позволяющие это сделать.
Что делать, если сотрудник хочет пойти в отпуск не по графику?
Сразу хотим заметить, что большой проблемы в этом нет, ведь возможность смены даты выхода в отпуск прописана законодательно (ст. 123, 124 ТК РФ), то есть работник имеет на это полное право. Главное – это согласовать с руководителем предстоящие изменения.
Кроме этого, есть категории граждан, которые могут первоочередно выбрать наиболее подходящее для себя время для очередного отпуска. Сюда относятся:
- Работники в возрасте до 18 лет (статья 267 Трудового кодекса РФ);
- Женщины, которые собираются в отпуск по беременности и родам или планируют выйти на работу после него (статьи 122, 260 Трудового кодекса РФ);
- Мужчины в период отпуска по беременности и родам жены (статья 123 Трудового кодекса РФ);
- Работники, усыновившие ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев (статья 122 Трудового кодекса РФ);
- Совместители, которым дни отдыха предоставляют одновременно с отпуском по основному месту работы (статья 286 Трудового кодекса РФ);
- Работники, супруги которых являются военнослужащими, вправе взять отпуск одновременно с отпуском мужа (жены) (пункт 11 статьи 11 Федерального закона от 27 мая 1998 г. № 76-ФЗ);
- Граждане, пострадавшие от аварии на Чернобыльской АЭС (закон РФ от 15 мая 1991 г. № 1244–1);
- Инвалиды войны, ветераны боевых действий (статьи 14–19 Федерального закона от 12 января 1995 г. № 5-ФЗ).
Конкретных указаний на то, как нужно оформить изменения в графике отпусков в Трудовом кодексе нет, но по сложившейся практике лучше это оформить следующим образом: сотрудник должен написать заявление о предоставлении ему очередного отпуска с указанием желаемых дат, сделав пометку о том, что будет отдыхать не по утвержденному графику. Руководитель визирует заявление и издает приказ о предоставлении отпуска.
При этом, в графе 7 графика отпусков «Фактический отпуск» нужно указать новую дату выхода сотрудника в отпуск, а в графе 8 «Основания для переноса отпуска» — реквизиты заявления на основании которого и осуществлен перенос.
Перенос или продление отпуска из-за больничного
Продление или перенос отпуска в связи с предоставлением сотрудником больничного листа должен в обязательном порядке быть осуществлен руководством предприятия на основании статьи 124 ТК РФ.
Если сотрудник во время отпуска заболел, либо выполнял официальные поручения руководства или государственные обязанности (например, участвовал в судебных слушаниях), то часть неиспользованного отпуска должна быть перенесена на другое время или же отпуск должен быть продлен.
В случае болезни работника во время отпуска, ему необходимо предоставить по месту работы листок нетрудоспособности и написать заявление с просьбой перенести те дни отпуска, которые он проболел, на другое время. Решение о том, на какие даты будет перенесена часть отпуска принимает руководитель, учитывая при этом пожелания работника. После того, как договоренность достигнута, руководитель визирует заявление и издает соответствующий приказ. В этом случае, при переносе отпуска на другое время, нужно в графах 7 и 9 указать новую дату отпуска, а в графе 8 записать номер и прочие реквизиты соответствующего приказа.
О болезни во время отпуска работник может сообщить и по телефону, продлив отпуск на те дни, которые он проболел, это не будет нарушением. В таком случае составлять заявление и приказ нет необходимости. Достаточно будет больничного листа, который работник предоставит приступив к работе. Оформляется продление таким образом: в 10-й графе «Примечание» нужно внести реквизиты листка нетрудоспособности и сделать пометку о продлении отпуска. Графы 8 и 9 при этом заполнять не нужно, ведь сотрудник ушел в отпуск в соответствии с планом.
Для большей наглядности приведем пример:
Электрик ООО «Байкал» Васильев А. Н. пошел в отпуск по графику — с 12 августа на 28 календарных дней. Но 27 августа заболел и болел 7 дней — до 2 сентября включительно.
Работник решил использовать свое право на продление отпуска, для чего позвонил в офис и сказал, что в связи с болезнью выйдет из отпуска на неделю позже — 16 сентября. В этот день сотрудник принес на работу больничный от 27 августа № 589 555 123 101. В графе 10 графика отпусков сделали отметку о продлении отпуска до 15 сентября и привели реквизиты листка нетрудоспособности.
Как оформить отсрочку отпуска по просьбе предприятия
Иногда на предприятиях возникают ситуации, когда руководство вынуждено попросить сотрудника перенести отпуск на другое время в связи с возникшей ситуацией, например, увольнением или болезнью работника, которого срочно нужно заменить; увеличением объемов производства и т.д.
Сразу заметим, что осуществить это можно только с согласия самого работника. Согласие на перенос отпуска на определенное время (в пределах календарного года) нужно попросить в письменном виде, ответ сотрудника тоже должен быть письменным. В случае договоренности сторон руководитель издает приказ о переносе отпуска.
Если же отпуск нужно перенести на следующий год, нужно также получить письменное согласие работника. Такой перенос может быть осуществлен только в исключительных случаях и не более двух лет подряд (ст. 124 ТК РФ).
Оформляется такой перенос так же, как и обычный, по просьбе работника: в графы 7 и 9 вносится новая дата начала отпуска, а в 8-ю графу – реквизиты приказа. Если же отпуск переносится на следующий год, то в 10-й графе «Примечание» необходимо указать основание для переноса, в данном случае это согласие работника.
Как включить в график отпусков вновь принятых сотрудников
Если в течение года в компании появились новые сотрудники, которые успели проработать шесть и более месяцев, то они уже имеют право на отпуск. Как включить их в уже утвержденный график отпусков?
По трудовому законодательству из-за вновь прибывших работников совсем не обязательно менять и дополнять уже утвержденный график отпусков, новому сотруднику достаточно будет написать заявление о предоставлении ему отпуска, а работодателю – издать соответствующий приказ.
Но на наш взгляд, удобнее будет все же дополнить текущий график отпусков данными о новых работниках. Это сделает график более полным и наглядным, поможет составить график на следующий год.
Если новых сотрудников довольно много, то можно специально для них завести отдельный график отпусков, указав, что этот дополнительный график является приложением к основному.
Как оформить неиспользованный отпуск при увольнении
Согласно части 1 статьи 127 Трудового кодекса РФ работникам, которые уволились не успев сходить в очередной отпуск, полагается компенсация. В графике отпусков при этом в графе 10 «Примечания» проставляется отметка о увольнении сотрудника, с указанием даты увольнения, что и объясняет неиспользование им отпуска.
Как оформить замену отпуска денежной компенсацией
Для начала приведем перечень категорий сотрудников, которые могут воспользоваться правом заменить отпуск денежной компенсацией:
| Категория работников | Продолжительность отпуска | Основание |
| Сотрудники, условия труда на рабочих местах которых по результатам спецоценки отнесены к вредным 2-й, 3-й или 4-й степени либо к опасным условиям труда* | Не менее 7 календарных дней | Статья 117 Трудового кодекса РФ |
| Сотрудники с ненормированным рабочим днем | Не менее 3 календарных дней | Статья 119 Трудового кодекса РФ |
| Профессиональные спортсмены и тренеры | Не менее 4 календарных дней | Статья 348.10 Трудового кодекса РФ |
| Работающие по основному месту работы или вахтовым методом в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях | В районах Крайнего Севера — 24 календарных дня; в приравненных к нему местностях — 16 календарных дней | Статьи 321, 287, 302 Трудового кодекса РФ |
| Трудящиеся в остальных районах Севера, где установлены районные коэффициенты и процентная надбавка к зарплате | 8 календарных дней | Статья 14 Закона РФ от 19 февраля 1993 г. № 4520–1, пункт 4 письма Роструда от 12 сентября 2013 г. № 697-6-1 |
| Граждане, подвергшиеся воздействию радиации из-за аварии на Чернобыльской АЭС* | 14 календарных дней — для тех, кто перенес лучевую болезнь, получил инвалидность; 7 календарных дней — для остальных | Статьи 14, 16, 18, 19 Закона РФ от 15 мая 1991 г. № 1244–1 |
*Дополнительный отпуск нельзя заменить денежной компенсацией.
Часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающую 28 календарных дней, можно заменить денежной компенсацией.
Категории работников, которым нельзя заменить отдых на денежную компенсацию:
- беременные женщины;
- сотрудники в возрасте до 18 лет;
- все, кто занят на работах с вредными или опасными условиями труда. Исключение -часть дополнительного оплачиваемого отпуска, превышающая семь календарных дней;
- сотрудники, которые подверглись радиации в результате чернобыльской аварии (письмо Минтруда России от 26 марта 2014 г. № 13–7/В-234).
Для того, чтобы отразить эту операцию в графике отпусков, необходимо в графе 10 «Примечания» указать количество отпускных дней, замененных на денежную компенсацию, а также реквизиты соответствующего приказа.
Как исправить ошибки в графике отпусков
Грамотно составленный график отпусков, содержащий максимально достоверную информацию поможет вашей компании достойно пройти проверку трудовой инспекцией и избежать санкций. Как поступить, если вы заметили в уже утвержденном графике неточность?
Ошибки в графике отпусков исправляются таким же образом, как и в других документах: неправильный текст нужно аккуратно зачеркнуть и вписать рядом верные данные с указанием даты внесения поправки. Исправление должен заверить работник, который составлял график, для чего он должен поставить свои ФИО и подпись рядом с исправлением (ч. 7 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).
Если сотрудник, составлявший график уже не работает в этой организации, заверить исправление может тот, кто в данный момент занимается этой работой.
Компания FLC – комплекс юридических и бухгалтерских услуг для бизнеса.
Наша практика позволяет нам быстро и эффективно решать любые вопросы и задачи
ЗВОНИТЕ!