Кадровый аудит

Что показывает практика: зачем бизнесу нужен кадровый аудит

Большинство компаний, которые впервые обращаются к нам за услугами кадрового аудита, уверены, что с документами всё в порядке — пока не начинается проверка. В реальности даже у компаний с выделенным отделом по работе с персоналом обнаруживаются ошибки в трудовых договорах, неправильно оформленные приказы, отсутствующие или устаревшие локальные нормативные акты (ЛНА). Иногда это последствия кадровых перестановок, иногда — просто накопленные со временем неточности.

Кадровый аудит решает несколько практических задач одновременно:

• выявляет нарушения трудового законодательства до визита ГИТ или прокуратуры;
• снижает риски трудовых споров с сотрудниками — особенно при увольнениях и сокращениях;
• устанавливает, какие документы отсутствуют или составлены с нарушениями, требующими немедленного исправления;
• даёт понимание реального состояния кадрового документооборота;
• помогает подготовиться к смене кадровика, реорганизации или продаже бизнеса.

По итогам проверки компания получает письменное заключение с перечнем нарушений, оценкой их серьёзности и конкретным планом устранения — без расплывчатых формулировок.

Закажите кадровый аудит и уберегите себя от проблем!

Когда требуется кадровый аудит компании

Поводы обращаться за аудитом кадрового делопроизводства бывают разные. Чаще всего это:

• Плановая подготовка к проверкам. ГИТ вправе прийти с внеплановой проверкой по жалобе сотрудника в любой момент. Компании, которые проводят внутренний аудит на регулярной основе — раз в год или при значительных изменениях в штате, — встречают инспекторов без неприятных сюрпризов.
• Смена HR-специалиста (кадровика) или передача кадрового учёта. При увольнении кадровика или переходе на аутсорсинг важно понять, в каком состоянии находится документация. Ошибки предшественника — не редкость, и лучше знать о них заранее.
• Рост компании. Когда штат увеличивается быстро, кадровый документооборот нередко не успевает за этим темпом. Отсутствие актуального штатного расписания, неподписанные дополнительные соглашения, неправильное оформление совмещений — типичные проблемы растущего бизнеса.
• Судебный спор с бывшим сотрудником. В трудовых спорах суды нередко встают на сторону работника именно из-за оформительских ошибок работодателя. Аудит до начала разбирательства позволяет оценить реальные позиции компании.
• Due diligence (Правовой аудит) перед сделкой M&A (Слияние и поглощение). Покупатель бизнеса всегда проверяет кадровые риски: нарушения в этой области могут существенно влиять на стоимость актива или стать основанием для пересмотра условий.
• Работа с иностранным персоналом. Компании, привлекающие иностранных специалистов, несут повышенные риски — миграционное законодательство меняется часто, вводится дополнительная отчетность, а санкции за нарушения серьёзные.

Цели и задачи кадрового аудита: что именно проверяется

Кадровый аудит в Москве — это не формальное «прогнать по чек-листу». Глубина проверки зависит от задач бизнеса, но в любом случае работа строится на анализе фактической документации, а не на опросе кадровика.

Что проверяет кадровый аудит

• Локальные нормативные акты. Правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и премировании, положение о защите персональных данных, инструкции по охране труда — проверяется наличие, актуальность и соответствие ТК РФ. Отдельное внимание уделяется подписям об ознакомлении: их отсутствие фактически делает ЛНА недействующим в спорных ситуациях.
• Трудовые договоры и дополнительные соглашения. Типичные проблемы — отсутствие обязательных условий, несоответствие фактическим условиям труда, подписи не тех лиц, отсутствие экземпляра у работника. Всё это — потенциальные основания для претензий.
• Приказы по личному составу. Оформление приёма, перевода, совмещения, дисциплинарных взысканий, отпусков — проверяется полнота, корректность реквизитов, соблюдение сроков издания.
• Личные дела сотрудников и трудовые книжки. Правильность ведения, актуальность записей, соблюдение требований к хранению.
• Режим рабочего времени и учёт. Табели, графики сменности, суммированный учёт — проверяется соответствие фактической практики документальному оформлению и требованиям ТК.
• Организация охраны труда. Проведение инструктажей, наличие журналов, своевременность медосмотров — при проверке ГИТ этот блок изучается отдельно.
• Воинский учёт. Наличие картотеки, своевременность постановки на учёт, взаимодействие с военкоматом — с 2023 года этот блок проверяется значительно строже, штрафы существенно выросли.
• Защита персональных данных. Политика обработки, согласия сотрудников, передача данных третьим лицам — требования 152-ФЗ обязательны для всех работодателей без исключения.

По каждому блоку формируется реестр нарушений с указанием нормы, которая нарушена, степени риска и рекомендации по исправлению. Если ситуация требует немедленных действий — указываем это прямо.

Виды кадрового аудита: как выбрать подходящий формат

Не каждая задача требует полной ревизии всей кадровой документации. В FLC мы предлагаем три формата проверки:

• Обзорный аудит — экспресс-проверка ключевых документов и наиболее рискованных блоков. Подходит компаниям, которые хотят быстро оценить общую картину или проверить конкретный участок: например, только трудовые договоры или только ЛНА. Срок — от 3 рабочих дней.
• Выборочный аудит — детальная проверка по одному или нескольким направлениям: оформление иностранных работников, организация охраны труда, воинский учёт. Актуален, когда есть конкретная зона риска или готовится проверка по определённой теме.
• Полный аудит кадрового делопроизводства — сплошная проверка всей кадровой документации за выбранный период по всем работникам. Даёт исчерпывающую картину состояния кадрового учёта и применяется перед сделками слияния и поглощения, при смене кадровой службы или после длительного отсутствия систематического контроля.
• Стоимость аудита кадровых документов рассчитывается индивидуально и зависит от численности персонала, периода проверки, отраслевой специфики и выбранного формата. Цена согласовывается до начала работ — без скрытых платежей. Уточнить стоимость и получить коммерческое предложение можно, оставив заявку на сайте или позвонив по телефону.

Команда, которая проводит кадровый аудит в Москве в FLC, — это специалисты по кадровому учёту и юристы по трудовому праву, работающие совместно. Такой подход позволяет оценивать документацию не только с точки зрения практики кадрового учета, но и с позиции правовых рисков — именно это имеет значение, когда дело доходит до проверки или спора.